تبدیل سیستم های دستی به مکانیزه

صنعت نرم افزار از صنایع نوین و hightech و دارای کاربرد فراوان در سایرصنایع می باشد.  این صنعت با به کارگیری از تجهیزات رایانه ای به عنوان ابزاری قدرتمند جهت صنایع مختلف و در اختیار کسب و کار قرار می گیرد.

نرم افزارها با حذف عملیات دستی، سرعت انجام امور را افزایش داده، باعث صرفه جویی در زمان و  منابع شده و از این طریق باعث افزایش قدرت مالی سازمان ها می شوند. استفاده از برنامه های رایانه ای علاوه بر سهولت استفاده ازمنابع سازمانی، امکان کنترل و بررسی داده های آماری فراوانی را در حداقل زمان ممکن، فراهم  می سازد که ضمن اعمال مدیریت بهتر بر داده ها و سازمانها، کاهش هزینه های جاری وکاهش بروکراسی زائد اداری را در پی خواهد داشت.

 

برخی از مشکلات سیستم های دستی به شرح زیر می باشند:

  1. پراکنده بودن اسناد در سازمان و مشکل جستجوی یک سند در میان پرونده ها و …
  2. مراحل طولانی ثبت، ارجاع و جابه جایی اسناد بین واحدهای مختلف
  3. ازدحام بیش از حد ارباب رجوع به دلیل معطلی در بخش های مختلف شرکت یا سازمان که ناشی از سرعت پایین درارائه خدمات در سیستم های دستی است
  4. استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی (رطوبت و گرما و…)
  5. احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده ها به علت های مختلف از قبیل آتش سوزی و …
  6. حجم زیاد بروکراسی اداری
  7. بی نظمی و گم شدن اطلاعات
  8. حجم زیاد بایگانی ها
  9. افزایش هزینه های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری اسناد
  10. هزینه نقل و انتقال پرونده ها
  11. عدم نگهداری صحیح سابقه فایل ها و پرونده ها

با مکانیزه نمودن سازمان و یا شرکت خود، به منافع بی شمار اقتصادی و مدیریتی دست می یابید که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم:

  1. مدیریت متمرکز (طبقه بندی اطلاعات و نگهداری آنها در یک محل و ایجاد حق دسترسی برای افرادی که با آنها سروکار دارند)
  2. نگهداری اطلاعات دقیق مشتریان، پرسنل و …
  3. سهولت در جابه جایی اسناد و مدارک
  4. برنامه ریزی صحیح، کنترل زمان، کنترل منابع مالی با توجه به نیازها
  5. حفاظت مطلوب از اطلاعات
  6. صرفه جویی در هزینه ها (نیروی انسانی، فضا، تجهیزات و … )
  7. سهولت دسترسی به اطلاعات و جستجوی صحیح آنها
  8. افزایش سرعت سرویس دهی و خدمات به مشتریان
  9. افزایش راندمان کاری نیروی انسانی
  10. مدیریت شرکت یا سازمان از راه دور به وسیله شبکه های محلی و اینترنت
  11. تهیه گزارشات متنوع مدیریتی و تهیه آمار دقیق از فعالیت سازمان
  12. سهولت تصمیم گیری برای مدیران یک مجموعه با استفاده ازگزارشات
  13. ایجاد امنیت در سیستم با محدود کردن دسترسی کاربران به اطلاعات

 

دانلود رایگان نرم افزار حضور و غیاب رادیکال

دانلود رایگان نرم افزار انبارداری رادیکال

دانلود رایگان نرم افزار چاپ چک رادیکال

دانلود رایگان نرم افزار پرسنلی رادیکال

درباره سجاد علی نیا

ارسال دیدگاه